Firmanızın, çalışanlarınız ve daha da önemlisi davetlileriniz üzerinde olumlu bir izlenim ve etki bırakabilmesi için, toplantı organizasyonlarının etkileyici olması gerekir. Bu organizasyonun özenli ve etkileyici olması, sadece bu nedenle değil; sizi verimli sonuçlara ulaştırmak için de çok önemlidir.Bir toplantının başarılı ve verimli olması için toplantı yönetimi kadar önemli olan bir şey varsa; o da toplantı organizasyonudur. 

Toplantı yönetimi toplantıya başkanlık edecek kişinin; toplantı organizasyonu ise sekreterin görevidir. Toplantı öncesi, toplantı süresi ve sonrasında yapılması gereken işlerin tamamı, toplantı organizasyonuna dahil olan konulardır.İyi bir toplantı organizasyonu yapabilmek için toplantı öncesinde dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar vardır. Bunları kısaca toparlamak gerekirse;Ne çeşit bir toplantı yapılacak, toplantıya kimler ev sahipliği edecek, katılımcılar kimler ve unvanları neler? Tüm bu soruların cevaplarının detaylı bir şekilde öğrenilmesi gerekir.Katılımcılar hangi yolla ve kimlerle iletişime geçecek, kimler tarafından bilgilendirilecek? Davet metnini kim onlara gönderecek ve bunu telefon mu yoksa mail yoluyla mı yapacak? Tüm bu konularla ilgili net bir karar verilmelidir.Toplantı yeri neresidir? Tam olarak adresle ilgili bilgi sahibi olmalıdır. Toplantı saatinde o salonun müsait olduğundan kesinlikle emin olunmalıdır. Bu konuda tüm riskler göz önünde bulundurulmalı ve riskli seçimler yapılmamalıdır.Toplantının tarih ve saati nedir? Toplantı süresi ne kadardır? Tüm bu bilgiler ışığında, ajandalar kontrol edilmeli ve başka toplantılar ile yaşanabilecek çakışmaların önüne geçilmelidir. Bütün katılımcıların uygunluğu ve toplantıya katılımı teyit edilmelidir.Toplantı süresince ara verilecek mi, verilecekse bu arada katılımcılara neler ikram edilecek? Tüm bunlarla ilgili ön hazırlıklar eksiksiz ve tam olmalıdır.Toplantı arasında ikram edilecek yiyecekler konusunda ihtiyaç duyulan süre önceden belirlenmelidir. Bu sayede toplantı da aksamayacaktır. Toplantıdan sonra bir yemek organizasyonu olacak mı? Olacaksa bunun için yer, sayı ve menü bilgileri kesinlikle önceden alınmalıdır.Toplantı sırasında katılımcılara ikramlar yapılacak mı? Yapılacaksa bunu kim yapacak? Bu konuda destek alınacak birimler ve kişilerle önceden iletişim kurulmalı ve süreç buna göre organize edilmelidir. Başta da belirttiğimiz gibi, özellikle büyük toplantı organizasyonları; o işin pozitif bir sonuca ulaşması ve verimi için en az toplantı yönetimi kadar ciddi bir önem teşkil etmektedir. Bu nedenle organizasyonun gerçekleştirileceği mekanla ilgili önceden bilgi sahibi olunmalı ve bu konuda güvenilir ve kaliteli mekanlarla iletişime geçilmelidir. Ancak bu şekilde, toplantı organizasyonu sırasında oluşabilecek olumsuzluk risklerini, önceden ortadan kaldırabilirsiniz.